به طور کلی می توان گفت وظایف محوله به این اداره کل ، در بر گیرنده تمامی مسائل نظارتی و هماهنگی و صدور مدارک فارغ التحصیلان دانشگاه آزاد اسلامی در کلیه مقاطع تحصیلی (کاردانی، کارشناسی، کارشناسی‌ارشد و دکتری عمومی و دکتری تخصصی) می باشد.
دانش آموختگان دانشگاه بعد از کسب نظر از گروه آموزشی مربوطه، دانشکده متبوع، معاونت آموزشی و تسویه حساب مالی با دانشگاه،به منظور تایید گواهینامه موقت به حوزه معاونت دانشجویی معرفی می گردند. در این حوزه و در اداره فارغ التحصیلان گواهینامه موقت تحصیلی بعد از انجام مراحل اداری به دانش آموخته تحویل می گردد. .اهم وظایف این اداره عبارتند از:
- برنامه ریزی و انجام کلیه امور مرتبط با صدور مدارک فارغ التحصیلان
- ارسال محموله های دانش نامه به سازمان مرکزی به همراه لوح فشرده مربوطه
- ثبت دانش نامه های دریافتی از سازمان و تحویل آن
- صدور ریز نمرات جهت ترجمه و ارسال آن به سازمان مرکزی
- معرفی دانش آموختگان رشته های پیراپزشکی مشمول خدمات قانونی طرح به دانشگاههای علوم پزشکی کشور.
- انجام امور مربوط به پایان طرح رشته های پیراپزشکی جهت صدور مجوز مدرک
- صدور دانش نامه های 5 مرکز تابعه دانشگاه آزاد اسلامی
- بایگانی پرونده های فارغ التحصیلان
- تطبیق فرم های مدارک فارغ التحصیلان اعم از گواهینامه موقت و دانشنامه با رعایت موارد امنیتی
- صدور گواهینامه های موقت با امضای معاون محترم دانشجویی و ریاست محترم واحد
- بررسی و تایید دانشنامه های فارغ التحصیلان
- ثبت اطلاعات مدارک فارغ التحصیلان و تکمیل اطلاعات بانک جامع فارغ التحصیلان
- پاسخ گویی به استعلامات در خصوص صحت و سقم مدارک
- ثبت و تایید ریز نمرات
- تهیه لیست دانشجویان ممتاز جهت ارائه به مرکز آزمون بر اساس مدارک ثبت شده
اداره فارغ التحصیلان، مبتنی بر چهار بخش تسویه حساب، صدور و تحویل مدارک، پاسخ به استعلام ها و بایگانی فارغ التحصیلان انجام فعالیت می نماید. پرونده دانش آموخته توسط کارشناسان قسمت تسویه حساب بررسی و جهت تایید گواهینامه موقت به دفتر معاونت دانشجویی دانشگاه ارسال می گردد و پس از طی مراحل اداری به دانش آموخته تحویل می گردد.
مدارک لازم جهت انجام امور فارغ التحصیلی و پیگیری آنها در هنگام تحصیل:
1- اصل و کپی فیش ارزشیابی (به مبلغ 55000 ریال واریزی به شماره حساب 0104460446004 بانک ملی)
2- تعداد دو قطعه تمبر مالیاتی 10000 ریالی (قابل تهیه از کلیه شعبات بانک ملی)
3- یک سری کپی از کلیه صفحات شناسنامه
4- عکس 4*3 پشت نویسی شده (4 قطعه)
5- اصل و کپی دیپلم
6- کارت دانشجویی